В архівному відділі зареєстровано та обліковано 194 фонди установ
Про це зазначила начальник архівного відділу Любов Гаврилюк на щотижневій нараді, яка відбулася 12 червня в залі засідань райдержадміністрації. Станом на 01 червня 2017 року в архівному відділі Хмільницької районної державної адміністрації зареєстровано та обліковано 194 фонди установ, з них 50 фондів – діючі, решта – ліквідовані.
На зберіганні знаходиться 31440 справ управлінської документації.
В архівних підрозділах установ та організацій зберігається більше одинадцяти тисяч справ постійного зберігання та близько шести з половиною тисяч справ з особового складу.
Основним завданням відділу, як і раніше залишається забезпечення збереженості документів в установах та передача документів на державне зберігання.
З цією метою підготовлено Методичні рекомендації про порядок складання та подання описів справ і довідкового апарату до описів на розгляд експертної комісії архівного відділу.
Розроблено Положення про організацію роботи з документами у ТОВ «Хмільницьке» с. Жданівка, примірну інструкцію з діловодства сільської ради.
Проведено перевірку стану та наявності 1128 справ, що зберігались в архівному відділі, укладено акти та аркуші перевіряння.
Продовжується робота над шифруванням справ. За п’ять місяців цього року прошифровано 1560 справ управлінської документації.
Прийнято на державне зберігання 1185 справ управлінської документації, облікові документи поповнено новими записами, заведено наглядові справи на 3 нових фонди.
Удосконалено 50 карток обліку роботи з юридичними особами, у діяльності яких утворюються документи НАФ.
Здійснено моніторинг документів, які зберігаються в установах, проведено паспортизацію архівних підрозділів, прийнято звітну документацію про роботу архівних підрозділів та експертних комісій за 2016 рік, укладено 47 паспортів юридичних осіб списку №1.
Три установи – відділ архітектури та містобудування, управління Держкомзему і відділ освіти про свою діяльність не прозвітували.
Проведено три засідання експертної комісії, на яких погоджено 47 номенклатур справ установ списку № 1, три номенклатури справ установ списку № 3, схвалено 2 положення про архівні підрозділи, 3 положення про експертні комісії.
Розглянуто описи Хмільницького міського, районного та міськрайонного суду, управління Держкомзему на 2109 справ постійного зберігання, 120 справ з особового складу, 6736 справ тривалого зберігання.
Схвалено 8 актів про виділення документів до знищення на 14654 справи, які не підлягають зберіганню.
Підготовлено експертні висновки до 44 описів на 8965 справ для розгляду експертно-перевірочною комісією держархіву області .
Підготовлено постійно діючу виставку архівних документів, яка експонуються в архівному відділі.
Подано 11 ініціативних листів-інформувань в установи та організації по використанню архівних відомостей про адміністративно-територіальний устрій, історію та економічний розвиток району, заснування сіл при святкуванні знаменних дат.
З метою вдосконалення довідкової роботи систематизовано відомості про норми вихододнів по сільгоспформуваннях району, відомості про реорганізацію та перейменування колгоспів.
За п’ять місяців в архівний відділ надійшли 22 звернення громадян соціально-правового характеру та 104 звернення фактологічного характеру.
Фактологічні звернення включають в себе запити про реорганізацію, перейменування сільгоспформувань, норми вихододнів, звернення по земельних питаннях, майнові звернення.
Звернення соціально-правового характеру були про підтвердження стажу трудової діяльності, членство в колгоспах, навчання.
Всі звернення, що надійшли в архівний відділ, виконані, з них з позитивним результатом 101 запит, з рекомендаціями звернутись в інші установи у зв’язку з відсутністю документів - 25.
На виконання звернень видано 167 архівних довідок та 59 витягів з документів.
Архівним відділом виконано також 13 запитів про надання інформації, які надійшли від управлінь Пенсійного Фонду, адвокатів, юридичних установ, на виконання запитів надано 27 архівних копій документів.
Не завжди громадянам відомо про те, що при оформленні звернення потрібно мати при собі документ, який засвідчує особистість (паспорт, військовий квиток, трудову книжку), а архівні довідки є конфіденційною інформацією і видаються на руки лише особисто заявнику.
Зазвичай люди з розумінням ставляться до цих вимог.
Працівниками відділу проводиться також особистий прийом громадян.
На особистому прийомі за п’ять місяців побувало 78 громадян України та 4 іноземних громадяни ( Росія і Білорусь).
Заяви громадян, які звертаються за архівною інформацією під час особистого прийому, фіксуються у журналі реєстрації особистого прийому, оформляються письмово і виконуються разом з іншими зверненнями.
Всі звернення виконуються у переважній більшості на протязі робочого тижня.
