Про науково-технічне опрацювання документів структурних підрозділів райдержадміністрації.
Саме про це проінформувала учасників щотижневої наради, що відбулася сьогодні 03 вересня, начальник архівного відділу райдержадміністрації Любов Гаврилюк.
Станом на 01 січня 2018 року до списку № 1 джерел комплектування архівного відділу, тобто установ, які передають документи на державне зберігання, внесено 8 самостійних структурних підрозділів райдержадміністрації, а саме:
- відділ економіки та міжнародного співробітництва;
управління агропромислового розвитку;
фінансове управління;
управління соціальної та молодіжної політики;
відділ освіти;
відділ культури та туризму;
відділ архітектури, містобудування, житлово-комунального господарства та інфраструктури;
служба у справах дітей.
«Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (2015 р.) передбачено, що установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше, ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, тобто станом на 01 січня 2018 року документи структурних підрозділів повинні бути описані і описи їх схвалені на засіданні ЕПК ДАВО по 2015 рік включно.
Процес науково-технічного опрацювання документів складається з декількох етапів:
1. Технічне опрацювання (проведення експертизи цінності, відбір документів, які підлягають зберіганню та які виділені до знищення, сама підшивка справ, нумерація аркушів, оформлення титульного аркуша, шифрування справ).
2. Укладання описів та довідкового апарату до описів (історичної довідки, акти про виділення документів до знищення, акта про відсутність документів).
3. Розгляд установою результатів науково-технічного опрацювання документів на засіданні своєї експертної комісії та оформлення результатів розгляду протокольно.
4. Подання установою результатів науково-технічного опрацювання документів разом з протоколом експертної комісії на розгляд експертної комісії архівного відділу.
5. Розгляд результатів науково-технічного опрацювання документів на засіданні експертної комісії архівного відділу та подання описів разом з експертним висновком архівного відділу на розгляд ЕПК ДАВО.
Експертиза цінності та технічне опрацювання документів здійснюється установою самостійно.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також зберігання документів відповідають керівники структурних підрозділів.
Ці вимоги встановлені Законом України «Про національний архівний фонд та архівні установи» і Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів.
В усіх структурних підрозділах створені експертні комісії та є відповідальні за архів.
Одним з показників якості роботи структурних підрозділів, компетентності їх керівників є контроль за організацію діловодства та зберігання документів в установі, своєчасне передавання документів на державне зберігання та забезпечення повноти документів НАФ.
